Wie OMR Reviews mit Demodesk 20+ wöchentliche Vertriebsgespräche in HubSpot erfasst

OMR Reviews betreibt einen führenden B2B-Software-Bewertungsmarktplatz und unterstützt Käufer beim Vergleichen und Auswählen von Anbietern aus Kategorien von CRM bis Marketing-Automatisierung. Das Team arbeitet von Hamburg aus. Die Vertriebsmitarbeiter sprechen mit Software-Anbietern in hoher Frequenz: Inbound-Interesse qualifizieren, die Plattform demonstrieren, Partnerschaften in kurzen Zyklen abschließen. Volumen ist die zentrale Restriktion. Bei über 20 Neukundengesprächen pro Vertriebsmitarbeiter pro Woche summiert sich jede Minute Nachbereitungszeit über das gesamte Team.

Volumen war der Knackpunkt. Bei über 20 Neukundengesprächen pro Vertriebsmitarbeiter pro Woche blieb für die Nachbereitung kein Zeitfenster mehr. Einwände, nächste Schritte und Stakeholder-Details gingen zwischen den Gesprächen verloren. Vertriebsmitarbeiter verließen sich auf das Gedächtnis bei Gesprächen, die zwei Tage zurücklagen.

Das CRM hinkte der Realität hinterher. HubSpot-Felder blieben leer oder waren veraltet. Vertriebsleiter sahen in der Pipeline eine geschönte Version, nicht die Wahrheit. Prognosen litten darunter. Übergaben an den Kundenerfolg ebenfalls. Das Customer-Success-Team übernahm Deals mit fehlendem Kontext und musste neu erarbeiten, was im Gespräch bereits vereinbart war.

Nachverfolgungen blieben liegen. Vertriebsmitarbeiter planten ausführliche Recap-E-Mails und hatten selten die Zeit dafür. Deals, die einen Anstoß brauchten, bekamen keinen. Das Team schätzte den Verlust auf 2 bis über 5 Stunden pro Vertriebsmitarbeiter pro Woche durch Verwaltungsaufwand und Wiederholung von Recherche.

OMR Reviews nutzte bereits vor Demodesk einen Notetaker. Das Team bewertete seine Vertriebsdatenqualität mit dem vorherigen Tool mit 5/5, die Hürde für einen Wechsel war also hoch. Drei Punkte machten den Unterschied.

Der Preis stand in einem fairen Verhältnis zum Automatisierungsgrad, den Demodesk über die reine Aufzeichnung hinaus liefert. Das Produkt wird in München von einem Team entwickelt, das versteht, wie deutsche B2B-Vertriebsteams arbeiten. Und die Beziehung ging über die übliche Anbieter-Kunden-Konstellation hinaus. Demodesk arbeitet mit OMR Reviews an den Funktionen, die sie brauchen, nicht nur an denen, die ohnehin schon im Produkt sind. Diese Partnerschaft gab den Ausschlag.

OMR Reviews nutzt zwei der vier KI-Agenten von Demodesk.

• Der KI-Assistent erfasst jedes Gespräch in HubSpot. Aufzeichnung, Transkription und eine strukturierte Zusammenfassung werden in Sekunden in HubSpot unter dem richtigen Deal abgelegt. Vertriebsmitarbeiter müssen nicht mehr entscheiden, welche Gespräche aufgezeichnet werden. Standardmäßig werden alle aufgezeichnet, der Einwilligungsfluss auf Kundenseite übernimmt die Compliance. Das Team gewinnt eine durchsuchbare Bibliothek aller Gespräche zu allen Deals, mit Zusammenfassungen, die Vertriebsmitarbeiter in 30 Sekunden vor dem nächsten Gespräch durchgehen können.
• Der AI CRM Concierge hält HubSpot aktuell. Nach jedem Gespräch erkennt der Agent, welche Felder aktualisiert werden müssen, entwirft die Änderungen und synchronisiert sie nach Freigabe durch einen Menschen. Notizen, Deal-Phase, nächste Schritte und Stakeholder-Details fließen so in das CRM, wie Vertriebsleiter es erwarten. Vertriebsmitarbeiter tippen nicht mehr. Die Pipeline spiegelt das, was in den Gesprächen tatsächlich passiert.

Zusammen verwandeln die beiden Agenten jedes Gespräch in strukturierte Daten innerhalb von HubSpot, ohne manuellen Aufwand auf Seiten der Vertriebsmitarbeiter. Vertriebsleiter erhalten Sicht auf über 20 Gespräche pro Vertriebsmitarbeiter pro Woche, ohne Aufzeichnungen anhören zu müssen. Der Kundenerfolg erhält saubere Übergabe-Pakete statt Bruchstücke. Nachfass-E-Mails gehen schneller raus, weil der Recap bereits geschrieben ist.

OMR Reviews baut weiter auf der Grundlage von KI-Assistent und AI CRM Concierge auf. AI Coach für die Gesprächsbewertung und AI Analyst für Pipeline-Einblicke stehen als Nächstes auf der Evaluationsliste, beide ohne Mehrkosten im selben Plan enthalten.