So richten Sie AI CRM Concierge für benutzerdefinierte HubSpot-Eigenschaften mit Benutzergruppen-Regeln ein
Richten Sie Demodesks AI CRM Concierge ein, um benutzerdefinierte HubSpot-Eigenschaften für Kontakt- und Meeting-Objekte automatisch auszufüllen – begrenzt auf bestimmte Benutzergruppen.
Was und warum
Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Demodesks AI CRM Concierge so konfigurieren, dass bestimmte HubSpot-Eigenschaften für Kontakt- und Meeting-Objekte automatisch aktualisiert werden – begrenzt auf eine definierte Benutzergruppe und ausschließlich externe Meetings. Der schnellste Weg, Ihr CRM sauber zu halten, ohne interne Gespräche einzubeziehen oder die Automatisierung für Vertriebsmitarbeiter freizuschalten, die nicht Teil des Pilotprojekts sind.
Für wen diese Anleitung gedacht ist
Customer-Success- und RevOps-Verantwortliche, die ein Demodesk-Pilotprojekt in HubSpot durchführen und möchten, dass die KI benutzerdefinierte Eigenschaften ausfüllt – Meeting Outcome, Nutzungsmotive, Einarbeitungsfelder – für eine definierte Testgruppe, bevor die Einführung unternehmensweit erfolgt.
Voraussetzungen
- Demodesk-Workspace mit Coaching & AI Plan
- HubSpot als CRM verbunden (Einstellungen → Integrationen)
- Admin-Berechtigungen in Demodesk
- Liste der benutzerdefinierten HubSpot-Eigenschaften, die die KI ausfüllen soll (Kontakt- und Meeting-Objekte)
- Einwilligungs- und Aufzeichnungsregeln von der Rechtsabteilung genehmigt (erforderlich für DSGVO/DACH-Teams)
Schritte
1. Dedizierte Benutzergruppe für das Pilotprojekt erstellen
Gehen Sie zu Einstellungen → Benutzergruppen → Gruppe erstellen. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen wie CSM-C&AI-Test, damit Sie die Pilotgruppe vom Rest des Unternehmens unterscheiden können. Fügen Sie die CSMs oder Vertriebsmitarbeiter hinzu, die am Test teilnehmen.
Die Einschränkung des AI CRM Concierge auf eine Benutzergruppe ermöglicht es Ihnen, das Pilotprojekt risikolos durchzuführen. Die KI agiert ausschließlich bei Meetings, die Mitgliedern dieser Gruppe gehören.
2. AI CRM Concierge öffnen und eine neue Regel erstellen
Gehen Sie zu Agents → AI CRM Concierge → Automatisierung erstellen.
Benennen Sie die Regel passend zum Pilotprojekt – zum Beispiel CSM Einarbeitung — Kontakt + Meeting. Sie erstellen jeweils eine Regel pro HubSpot-Objekt.
3. Regel auf externe Meetings beschränken
Setzen Sie in den Auslösebedingungen Meeting-Typ = Extern. Damit bleibt die KI bei internen Synchronisierungen, Einzelgesprächen und Team-Standup-Meetings außen vor – die häufigste Rauschquelle, wenn RevOps die CRM-Automatisierung erstmals aktiviert.
4. Regel auf die Pilot-Benutzergruppe begrenzen
Wählen Sie unter Gilt für die in Schritt 1 erstellte Gruppe CSM-C&AI-Test aus. Alle Personen außerhalb dieser Gruppe sind nicht betroffen. So können Sie das Einrichten iterieren, ohne unbeabsichtigte Auswirkungen zu riskieren.
5. HubSpot-Objekt auswählen: Kontakt
Wählen Sie Kontaktals Zielobjekt aus. AI CRM Concierge zeigt alle Eigenschaften des HubSpot-Kontaktobjekts an – sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte.
Wählen Sie die benutzerdefinierten Eigenschaften aus, die die KI ausfüllen soll. Für Ginas Pilotprojekt umfasste das:
- Meeting Outcome– was beim Gespräch besprochen wurde
- Nutzungsmotive– warum der Kunde die Plattform nutzt
- Einarbeitungsschrittfelder – welche der fünf Einarbeitungsschritte behandelt wurden
Überprüfen Sie für jede Eigenschaft die von der KI vorgeschlagene Beschreibung. Wenn Ihr Feldname mehrdeutig ist – beispielsweise Nutzungsmotive ohne weiteren Kontext – fügen Sie eine einzeilige Beschreibung hinzu, damit die KI weiß, was sie aus der Transkription extrahieren soll.
6. Nur-Aktualisierungs-Modus aktivieren
Aktivieren Sie Nur bestehende Datensätze aktualisieren(keine neuen Datensätze erstellen).
Dies ist während eines Pilotprojekts entscheidend. Ohne den Nur-Aktualisierungs-Modus kann die KI doppelte Kontakt- oder Meeting-Datensätze erstellen, wenn sie einen Teilnehmer keinem bestehenden HubSpot-Eintrag zuordnen kann. Der Nur-Aktualisierungs-Modus hält das Pilotprojekt sauber: Gibt es keine Übereinstimmung, überspringt die KI die Aktualisierung, anstatt das CRM mit Duplikaten zu befüllen.
7. Zweite Regel für das Meeting-Objekt erstellen
Wiederholen Sie die Schritte 2–6 für das Meeting-Objekt in HubSpot. Gleiche Benutzergruppe, gleiche Bedingung für externe Meetings, gleicher Nur-Aktualisierungs-Modus.
In Meeting-Objekten speichern Sie Gesprächszusammenfassungen, nächste Schritte und ergebnisorientierte Felder. In Kontaktobjekten speichern Sie longitudinale Daten zur Person – Nutzungsmotive, Hindernisse, Einarbeitungsfortschritt.
8. Manuelle Überprüfung (Human-in-the-Loop) aktivieren
Bevor die KI etwas an HubSpot überträgt, sieht der Vertriebsmitarbeiter eine Vorschau in Demodesk mit den vorgeschlagenen Feldaktualisierungen. Diese können per KI-Chat bearbeitet, genehmigt oder abgelehnt werden.
Lassen Sie diese Funktion für das Pilotprojekt aktiviert. Nach 10–20 Meetings haben Sie genügend Daten, um zu entscheiden, ob Sie zur automatischen Übertragung wechseln möchten.
9. Testgespräch durchführen und überprüfen
Lassen Sie einen CSM aus der Pilotgruppe ein echtes oder simuliertes externes Meeting durchführen. Überprüfen Sie nach dem Gespräch:
- Erscheint die Gesprächszusammenfassung in Demodesk?
- Zeigen die vorgeschlagenen HubSpot-Aktualisierungen die richtigen Felder an?
- Wird die Zuordnung von Abschluss und Kontakt korrekt aufgelöst?
- Sehen Sie ausschließlich Kontakt- und Meeting-Objekte – keine Deal-Aktualisierungen, die Sie nicht konfiguriert haben?
Wenn ein Feld falsch ausgefüllt wird, verfeinern Sie die Eigenschaftsbeschreibung in der Regel und führen Sie den Test erneut durch.
Tipps
- Klein anfangen, später erweitern.Eine Benutzergruppe, zwei Objekte, fünf benutzerdefinierte Eigenschaften. Fügen Sie Deal-Objekt-Regeln und weitere Eigenschaften hinzu, nachdem das Pilotprojekt die Genauigkeit bestätigt hat.
- Beschreibungen sind wichtiger als Feldnamen. Benutzerdefinierte HubSpot-Eigenschaftsnamen sind oft Kurzformen. Eine einzeilige Beschreibung dessen, wonach die KI in der Transkription suchen soll, ist besser als eine Ableitung aus dem Feldnamen.
- Nur-Aktualisierungs-Modus während des Pilotprojekts aktiviert lassen.Die Bereinigung doppelter Datensätze ist der häufigste Grund, warum CRM-Automatisierungen abgeschaltet werden. Der Nur-Aktualisierungs-Modus eliminiert dieses Risiko.
- CRM Concierge mit einem Scorecard kombinieren.Wenn Sie Customer-Success-Workflows pilotieren, führen Sie parallel den allgemeinen Scorecard aus, um strukturierte Coaching-Daten und saubere CRM-Daten aus demselben Gespräch zu erhalten.
- Einwilligungsprozess vor dem Start des Pilotprojekts prüfen.Demodesk sendet automatisch eine DSGVO-konforme Einwilligungs-E-Mail. Wenn die Rechtsabteilung den genauen Wortlaut prüfen möchte, rufen Sie diesen vor dem Start ab.
