So richten Sie Ihr persönliches Profil und Ihre Meeting-Aufzeichnungseinstellungen in Demodesk ein

Was und warum

Diese Anleitung führt Sie durch die Einrichtung Ihres Demodesk-Profils: die Verbindung von Kalender und E-Mail, die Konfiguration von Benachrichtigungen und die Auswahl, welche Meetings der KI-Assistent aufzeichnet. Wenn Sie dies am ersten Tag richtig einrichten, wird jedes relevante Kundengespräch erfasst, zusammengefasst und für die Nachverfolgung vorbereitet – ganz ohne manuellen Aufwand.

Für wen ist das gedacht

Neue Demodesk-Nutzer:innen – AEs, CSMs und Vertriebsmanager:innen – die sich zum ersten Mal einloggen und sich auf die Aufzeichnung ihres ersten Kundengesprächs vorbereiten.

Voraussetzungen

• Ein aktiver Demodesk Coaching & AI-Lizenzplatz (Einladungs-E-Mail von Ihrer Admininstration)
• Zugang zu Ihrem Arbeitskalender (Google Calendar oder Outlook/Office 365)
• Zugang zu Ihrem beruflichen E-Mail-Konto
• Die Administration hat unternehmensweite Aufzeichnungsstandards konfiguriert (optional, aber empfohlen)

Schritte

1. Öffnen Sie Ihr persönliches Profil

Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol in der oberen rechten Eckedes Demodesk-Startbildschirms. Dadurch öffnen sich Ihre persönlichen Einstellungen – Verbindungen, Benachrichtigungen und Aufzeichnungseinstellungen.

Ihre Administration steuert die unternehmensweiten Standardeinstellungen. Ihr Profil steuert, wie sich Demodesk für IhreMeetings verhält.

2. Verbinden Sie Kalender und E-Mail

Wechseln Sie in Ihren Profileinstellungen zum Tab Verbindungen.

Verbinden Sie mindestens zwei Dinge:

• Ihren Kalender– Google Calendar oder Outlook. So importiert Demodesk Ihre Meetings, damit der Notetaker weiß, welchen Anrufen er beitreten soll.
• Ihre E-Mail– damit Demodesk nach jeder aufgezeichneten Meeting automatisierte Nachfass-E-Mails in Ihrem Namen versenden kann.

Ohne Kalender kein automatischer Beitritt. Ohne E-Mail keine automatisierte Nachverfolgung.

Wenn Ihr Unternehmen Salesforce, HubSpot oder Pipedrive nutzt, sehen Sie hier möglicherweise auch eine CRM-Verbindungsoption. Befolgen Sie die Anweisungen Ihrer Administration, ob Sie diese jetzt oder später aktivieren – manche Teams rollen die CRM-Synchronisierung in einer zweiten Phase aus.

3. Konfigurieren Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen

Öffnen Sie in Ihrem Profil den Bereich Benachrichtigungen.

Wählen Sie, welche Ereignisse eine Benachrichtigung auslösen und wo Sie diese erhalten: per E-Mail, in der App oder beides. Häufige Einstellungen:

• Gesprächszusammenfassung bereit– empfohlen: aktiviert. Dies ist Ihr Signal, die Zusammenfassung zu prüfen und die Nachverfolgung zu versenden.
• KI-Coach-Bewertungsbogen bereit– empfohlen: aktiviert. Coaching-Feedback direkt nach dem Gespräch.
• Deal-Risikowarnungen– empfohlen: aktiviert, wenn Sie für eine Pipeline verantwortlich sind.
• Wöchentliche Zusammenfassung– optional. Ein Rollup Ihrer aufgezeichneten Meetings und Leistungstrends.

Deaktivieren Sie alles, was zu viel Lärm erzeugt. Sie können diese Einstellungen später anpassen, sobald Sie das tatsächliche Aufkommen kennen.

4. Legen Sie Ihre Aufzeichnungseinstellungen fest

Öffnen Sie den Bereich Aufzeichnungseinstellungen. Hier legen Sie fest, welche Meetings Demodesk automatisch aufzeichnet.

In der Regel sehen Sie folgende Umschalter:

• Externe Meetings– Meetings mit mindestens einem Teilnehmenden außerhalb Ihrer Unternehmensdomäne. Für die meisten Vertriebs- und CS-Rollen: aktiviertlassen. Kundengespräche, Discovery, Demos, Renewals – hier liegt der Mehrwert.
• Interne Meetings– Meetings, bei denen alle Teilnehmenden Ihrer Unternehmensdomäne angehören. Standard ist in der Regel deaktiviert. Nur aktivieren, wenn Sie möchten, dass interne Abstimmungen aufgezeichnet werden, z. B. Deal-Reviews oder Coaching-Sessions.
• Nur eigene Meetings aufzeichnen– wenn aktiviert, zeichnet Demodesk nur Meetings auf, die Sieorganisieren, nicht solche, zu denen Sie eingeladen wurden. Nützlich, wenn Sie an externen Gesprächen teilnehmen, die nicht auf Ihrem Lizenzplatz erfasst werden sollen.
• Private Meetings– Meetings, die in Ihrem Kalender als privat markiert sind. Standard ist aus DSGVO- und Datenschutzgründen in der Regel deaktiviert. Nur überschreiben, wenn Sie einen konkreten Grund haben.

Die häufigste Konfiguration für Mitarbeitende mit Kundenkontakt: Extern aktiviert, intern deaktiviert, nur eigene Meetings deaktiviert, privat deaktiviert.Jedes Kundengespräch wird aufgezeichnet. Alles andere bleibt unberührt.

5. Testen Sie die Einstellungen beim nächsten echten Meeting

Sobald Ihr Kalender verbunden und Ihre Aufzeichnungseinstellungen festgelegt sind, nimmt der Notetaker automatisch an Ihrem nächsten qualifizierten Meeting teil. Sie sehen ihn in der Teilnehmerliste, sobald der Anruf beginnt. Der KI-Assistent übernimmt Aufzeichnung, Transkription, Zusammenfassung und die Erstellung eines Nachfass-Entwurfs.

Prüfen Sie nach dem Gespräch den Tab Meetingsin Demodesk für die Zusammenfassung, die Transkription und den KI-Coach-Bewertungsbogen.

Tipps

• Weisen Sie zu Beginn jedes externen Gesprächs auf die Aufzeichnung hin.Die DSGVO schreibt eine Offenlegung vor. Die meisten Teams sagen etwas wie: „Ich weise kurz darauf hin, dass wir dieses Gespräch aufzeichnen, um die Nachverfolgung zu erleichtern – ist das für Sie in Ordnung?“ Fünf Sekunden, und Sie sind compliant.
• Nutzen Sie den Modus „Nur eigene Meetings“ wenn Sie an Gesprächen anderer Vertriebsmitarbeiter:innen teilnehmen. So vermeiden Sie doppelte Aufzeichnungen in Ihrem Team.
• Markieren Sie Aufzeichnungen, die Sie langfristig behalten möchten.Markierte Aufzeichnungen sind von der automatischen Löschrichtlinie Ihres Unternehmens ausgenommen, sodass coaching-relevante Gespräche zugänglich bleiben.
• Fügen Sie benutzerdefiniertes Vokabular in den KI-Einstellungen hinzu– Produktnamen, Markennamen und Fachbegriffe verbessern die Genauigkeit der Transkription.
• Prüfen Sie Ihren Tab „Verbindungen“ nach jedem Passwortwechsel erneut. Kalender- und E-Mail-Verbindungen müssen manchmal neu autorisiert werden.

Verwandte Skills und Agents

• AI Assistant – der Agent, der Aufzeichnungen, Zusammenfassungen und Nachverfolgungen übernimmt
• AI Coach – Gesprächsbewertung und Coaching-Feedback nach dem Call
• Help Center – durchsuchbare Dokumentation für jede Einstellung