So richten Sie die automatische Follow-up-Email-Generierung mit AI Assistant-Agenten ein

Was und warum

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine AI Assistant-Automatisierung konfigurieren, sodass Follow-up-Email-Entwürfe nach jedem qualifizierenden Gespräch automatisch im Meeting-Feed erscheinen. Nach der Einrichtung müssen Vertriebsmitarbeiter Follow-ups nicht mehr von Grund auf neu schreiben. Der Entwurf wartet bereits, wenn das Gespräch endet – zugeschnitten auf die richtige Zielgruppe (externe Meetings) und das richtige Team (Sales).

Für wen ist das gedacht

Vertriebsleiter, RevOps und Admins, die Demodesk für ein AE- oder SDR-Team einführen, das externe Kundengespräche führt und eine konsistente, schnelle Nachverfolgung in großem Maßstab benötigt.

Voraussetzungen

• Admin-Zugang zu Ihrem Demodesk-Workspace
• AI Assistant in Ihrem Tarif aktiviert (enthalten in Coaching & AI)
• Eine definierte Nutzergruppe für Ihr Vertriebsteam (z. B. „Sales“)
• Die Skill „Follow-up Email“ in Ihrem Workspace verfügbar (Standard-Skill, sofort einsatzbereit)

Schritte

1. AI Assistant-Einstellungen öffnen. Klicken Sie in der oberen Navigation auf Agents und wählen Sie dann den Sub-Tab Automations. Suchen Sie AI Assistantin der Liste der Automatisierungen und öffnen Sie dessen Konfiguration.
2. Eine neue Automatisierungsregel hinzufügen. Klicken Sie auf Add automation (oder die entsprechende +-Schaltfläche), um eine neue Regel zu erstellen. Jede Regel definiert eine Auslösebedingung und den Skill, der ausgeführt wird, wenn diese Bedingung erfüllt ist.
3. Die Meeting-Zielgruppenbedingung auf „External“ setzen. Setzen Sie unter den Zielgruppenbedingungen Meeting audience auf External. Dadurch wird die Automatisierung auf kundenorientierte Gespräche beschränkt. Interne Meetings, Einzelgespräche und Team-Syncs lösen keinen Follow-up-Entwurf aus.
4. Auf die Sales-Nutzergruppe einschränken.Fügen Sie eine zweite Bedingung für User group hinzu und wählen Sie Sales(oder Ihren entsprechenden Gruppennamen). Dadurch wird verhindert, dass die Automatisierung bei Gesprächen ausgelöst wird, die von Customer Success, Support oder anderen Teams geführt werden, die kein Vertriebs-Follow-up benötigen.
5. Den Skill „Follow-up Email“ auswählen.Wählen Sie im Aktions-Dropdown Use Skill: Follow-up Email. Damit wird dem AI Assistant mitgeteilt, welchen Skill er ausführen soll, wenn ein qualifizierendes Meeting endet. Der Skill nutzt die Gesprächstranskription, die KI-Zusammenfassung und den CRM-Kontext, um die Email zu erstellen.
6. Die Automatisierung speichern. Klicken Sie auf Save. Die Regel ist nun für alle zukünftigen Meetings aktiv, die den Bedingungen entsprechen.
7. Funktionsfähigkeit überprüfen.Führen Sie ein Test-Meeting durch, das den Bedingungen entspricht (externe Teilnehmende, Sales-Nutzer als Host). Nachdem das Gespräch geendet hat und die Transkription verarbeitet wurde, öffnen Sie das Meeting in Ihrem Meeting Hub. Der Follow-up-Email-Entwurf erscheint im Meeting-Feed neben der KI-Zusammenfassung und den nächsten Schritten.

Tipps

• Beginnen Sie mit dem Standard-Skill „Follow-up Email“ und passen Sie ihn dann an. Der sofort einsatzbereite Skill funktioniert für die meisten Teams. Sobald Sie einige Entwürfe gesehen haben, bearbeiten Sie den Skill unter Agents > Skills, um ihn an Ihren Tonfall, Ihren bevorzugten CTA und Ihre Email-Struktur anzupassen.
• Mehrere Automatisierungen kombinieren.Sie können mehr als eine Automatisierung pro Meeting ausführen. Kombinieren Sie die Follow-up-Email mit einer CRM-Aktualisierungsautomatisierung, sodass der Abschluss-Datensatz befüllt wird, während der Entwurf im Feed des Vertriebsmitarbeiters erscheint.
• Verwenden Sie benutzerdefinierten Wortschatz für Produkt- und Markennamen.Wenn Ihre Produkt- oder Wettbewerbernamen falsch transkribiert werden, übernimmt der Email-Entwurf diese Fehler. Fügen Sie unter AI Settingsbis zu 120 Zeichen benutzerdefinierter Vokabeln hinzu, damit die Transkription – und die Email – Ihre Begriffe korrekt wiedergibt.
• Lassen Sie Vertriebsmitarbeiter vor dem Versand prüfen.Der Entwurf ist genau das: ein Entwurf. AI Assistant versendet keine Emails automatisch. Vertriebsmitarbeiter öffnen den Entwurf, bearbeiten ihn bei Bedarf und versenden ihn über ihren eigenen Email-Client. So bleibt ein Mensch in der Schleife und das Problem „KI hat etwas Merkwürdiges gesendet“ wird vermieden.
• Nach Abschlussphase differenzieren mit separaten Regeln.Erstellen Sie eine Automatisierung für Discovery Calls und eine weitere für Demo Calls, indem Sie eine Bedingung für den Meeting-Typ oder das Template hinzufügen. Jede kann auf einen anderen Skill verweisen, der die richtige Struktur für diese Phase enthält.

Verwandte Skills und Agents

• AI CRM Concierge– ergänzt diese Automatisierung, um den Abschluss in Salesforce, HubSpot oder Pipedrive zu aktualisieren, während der Follow-up-Email-Entwurf erstellt wird
• AI Coach– bewertet das Gespräch anhand Ihrer Methode, sodass der Vertriebsmitarbeiter Feedback zusammen mit dem Email-Entwurf erhält
• Skill „Follow-up Email“(Marketplace) – der in dieser Anleitung verwendete Standard-Skill. Weitere Follow-up-Varianten finden Sie im Demodesk Marketplace
• AI Crew– für Teams, die benutzerdefinierte autonome Agenten über die vier vorgefertigten hinaus erstellen möchten: Mit dem AI Agent Builder beschreiben Sie eine Aufgabe, und die KI richtet sie ein