Wie Sie den Demodesk Note-Taker manuell zu Meetings einladen

Was und warum

Demodesk nimmt automatisch an Ihren Meetings teil, sobald Ihr Kalender verbunden ist. In zwei Situationen funktioniert das nicht: bei Meetings, die nicht in Ihrem verbundenen Kalender eingetragen sind (externe Einladungen, Ad-hoc-Anrufe), und bei bereits laufenden Meetings. Diese Anleitung behandelt beide Fälle, damit Ihnen keine Aufzeichnung entgeht.

Für wen diese Anleitung gilt

Vertriebsmitarbeiter, Account Executives und Customer Success Manager, die Kundengespräche über mehrere Kalender hinweg führen oder ungeplante Anrufe entgegennehmen, die dennoch aufgezeichnet, transkribiert und gecoacht werden müssen.

Voraussetzungen

• Ein aktiver Demodesk Coaching & AI Seat
• Ihr Kalender und Ihre E-Mail in Demodesk verbunden (Profil → Verbindungen)
• Die Note-Taker-E-Mail-Adresse Ihres Workspace (zu finden unter Profil → Aufzeichnung Einstellungen)
• Der Meeting-Link, den Sie aufzeichnen möchten (Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)

Schritte

Methode 1: Den Note-Taker über den Kalender zu einem zukünftigen Meeting einladen

Nutzen Sie diese Methode, wenn das Meeting nicht in Ihrem verbundenen Kalender eingetragen ist – zum Beispiel wenn Ihnen ein Kunde direkt eine Zoom-Einladung geschickt hat oder Sie an einem Meeting teilnehmen, das von einem anderen Team gehostet wird.

1. Kalendereinladung öffnen— Rufen Sie das Ereignis in Google Calendar, Outlook oder dem Kalender-Tool auf, in dem das Meeting hinterlegt ist.
2. Den Demodesk Note-Taker als Teilnehmer hinzufügen— Fügen Sie im Gäste- oder Teilnehmerfeld die Note-Taker-E-Mail-Adresse Ihres Workspace ein (Format: notetaker@[ihr-workspace].demodesk.com). Speichern Sie die Einladung.
3. Bestätigen, dass der Note-Taker die Einladung angenommen hat— Innerhalb weniger Minuten erscheint der Note-Taker als bestätigter Gast. Er tritt zum geplanten Startzeitpunkt bei und beginnt mit der Aufzeichnung.
4. Das Meeting in Demodesk prüfen— Öffnen Sie Demodesk vor Beginn des Gesprächs. Das Meeting sollte unter Meetings mit dem hinzugefügten Note-Taker erscheinen. Falls nicht, aktualisieren Sie die Ansicht oder fügen Sie die E-Mail-Adresse erneut zur Einladung hinzu.

Methode 2: Den Note-Taker zu einem bereits laufenden Meeting einladen

Nutzen Sie diese Methode, wenn ein Gespräch bereits begonnen hat und Sie während des Gesprächs entscheiden, dass es aufgezeichnet werden soll – etwa bei einem spontanen Discovery Call, einer Kundeneskalation oder einem Meeting, das ein Kollege vergessen hat aufzuzeichnen.

1. Demodesk in einem neuen Tab öffnen— Gehen Sie zu Ihrem Meetings-Tab.
2. Auf „Meeting aufzeichnen“ klicken— Diese Schaltfläche befindet sich oben in der Meetings-Ansicht.
3. Den Meeting-Link einfügen— Kopieren Sie den vollständigen Zoom-, Google Meet- oder Teams-Link aus dem laufenden Meeting und fügen Sie ihn in das Eingabefeld ein.
4. Absenden und 1–2 Minuten warten— Der Note-Taker tritt als Teilnehmer bei, in der Regel innerhalb von 1–2 Minuten. Er erscheint in der Teilnehmerliste wie jeder andere Teilnehmer.
5. Den Note-Taker zulassen, wenn Sie dazu aufgefordert werden— Bei Meetings mit aktiviertem Warteraum muss der Host den Note-Taker einlassen. Informieren Sie den Host vorab, dass es sich um einen Demodesk-Bot handelt, damit er weiß, dass er diesen zulassen soll.
6. Das Gespräch fortsetzen— Sobald der Note-Taker beigetreten ist, zeichnet er den restlichen Gesprächsverlauf auf. Sie erhalten die vollständige KI-Zusammenfassung, Nachfass-E-Mails und das Coaching-Framework für den aufgezeichneten Gesprächsanteil.

Tipps

• Fügen Sie die Note-Taker-E-Mail-Adresse zu Ihrem Adressbuch hinzu.Sobald sie als gespeicherter Kontakt hinterlegt ist, dauert das Hinzufügen zu künftigen Einladungen nur wenige Sekunden.
• Nur der Gesprächsanteil nach dem Beitritt des Note-Takers wird aufgezeichnet. Wenn Sie ihn mitten im Gespräch einladen, geht alles davor Liegende verloren. Laden Sie ihn so früh wie möglich ein.
• Warteräume verzögern den Beitritt des Note-Takers.Wenn Sie der Host sind, deaktivieren Sie den Warteraum für den Note-Taker oder lassen Sie ihn sofort zu, sobald er Einlass beantragt.
• Der Note-Taker zeichnet in 98 Sprachen auf. Es ist keine Konfiguration erforderlich. Demodesk erkennt die gesprochene Sprache automatisch.
• Kennzeichnen Sie wichtige Aufzeichnungen als Favoriten.Manuell aufgezeichnete Meetings unterliegen der Aufbewahrungsrichtlinie Ihres Workspace. Wenn ein Gespräch besonders wichtig war, kennzeichnen Sie es als Favoriten, damit es von der automatischen Löschung ausgenommen wird.

Zugehörige Skills und Agents

• AI Assistant— erstellt die KI-Zusammenfassung, Nachfass-E-Mails und CRM-Aktualisierungen, sobald die Aufzeichnung vorliegt
• AI Coach— bewertet das manuell aufgezeichnete Gespräch anhand des Coaching-Frameworks Ihres Teams
• AI Analyst— beantwortet Fragen zu jedem aufgezeichneten Meeting, einschließlich manuell eingeladener Aufzeichnungen
• Einstellungen zur Aufzeichnungsaufbewahrung— legen Sie fest, wie lange manuell eingeladene Aufzeichnungen gespeichert werden